De vertrouwenspersoon mag geen leidinggevende zijn

Auteur(s): Annick Alders

“Autonomy not only has to be done, it also has to be seen to be done.” Deze op een Angelsaksisch juridisch principe gebaseerde boutade vat perfect samen waar het bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon om draait. De leidinggevende, die de autonomie heeft om over de loonvoorwaarden of beëindiging van de arbeidsovereenkomst te beslissen, beschikt in het geheel niet over de autonomie die nodig is om de taak als vertrouwenspersoon uit te oefenen. Maar een strikte juridische invulling van het begrip autonomie volstaat niet. Vertrouwen vormt de absolute basisvoorwaarde. Het Comité fungeert daarbij als waakhond.

Primordiale rol bij eerstelijnspreventie

De vertrouwenspersoon speelt een sleutelrol bij eerstelijnspreventie van psychosociale risico’s. Een bekwame vertrouwenspersoon die de werking van de onderneming van binnenuit kent, kan het aantal formele psychosociale interventies, en dus ook het beroep op de (externe) preventieadviseur, verminderen en zo heel wat kostenposten verkleinen: absenteïsme, verminderde prestaties ten gevolge van verslechterd werkklimaat, en kosten verbonden aan de tussenkomst van de preventieadviseur. Hij begrijpt immers gemakkelijker bepaalde situaties en kan ze sneller analyseren dan een persoon van buitenaf. Hij staat ook dichter bij de werknemers, en geniet idealiter hun volledige vertrouwen.

Het vertrouwen begint bij de aanstelling

De vertrouwenspersoon kan enkel worden aangesteld na het voorafgaand akkoord of op vraag van alle werknemersvertegenwoordigers binnen het Comité (art. 32sexies Welzijnswet). Dit overleg en akkoord bieden bij uitstek de beste garanties op vertrouwen in de aangestelde persoon en autonomie bij de uitoefening van de functie. Pas als het vertrouwen volledig is,  zullen zij die zich het slachtoffer voelen van grensoverschrijdend gedrag of andere psychosociale risico’s de stap naar de vertrouwenspersoon durven zetten. Is dit vertrouwen er niet, dan zal de vertrouwenspersoon geen enkel nut hebben in de onderneming. Aan de kant van de werknemers zal hij niet te horen krijgen wat er mogelijk scheef loopt uit angst voor represailles. Van werkgeverszijde zal hij niet au sérieus genomen worden als neutrale derde.

De taak van het Comité, of bij gebreke hieraan, de vakbondsafvaardiging of de werknemers zelf (art. 53 Welzijnswet) bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon valt moeilijk te onderschatten. Is er geen vertrouwen in neutraliteit en autonomie, dan zal het niet tot een aanstelling komen. Als het verkeerd loopt na de aanstelling, is het ook het comité dat zich over de verwijdering van de vertrouwenspersoon uit zijn functie buigt.

Autonomie is de sleutel

Hoe meer (vertrouwen in de) autonomie van de vertrouwenspersoon, hoe meer vertrouwen deze zal genieten. Autonomie betekent in deze context dat de vertrouwenspersoon bij de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon onafhankelijk moet zijn ten opzichte van zijn hiërarchische meerdere. Hij heeft op dat vlak geen bevelen of instructies te krijgen (art. 32sexies Welzijnswet). Noch mag hij druk (art. I.3-57 Codex) of enig nadeel (art. 32sexies Welzijnswet) ondervinden. Dit is vrij logisch. Een vertrouwenspersoon moet als onafhankelijke en neutrale derde kunnen bemiddelen of minstens tussenkomen tussen werkgever en werknemer of tussen werknemers onderling. De vertrouwenspersoon mag geen standpunt innemen en is niet de verdediger van de werknemer of de werkgever.

Dus geen leidinggevende

De zorg om autonomie noopte de wetgever tot het opleggen van onverenigbaarheden. Naast de onmogelijkheid om een functie als vertrouwenspersoon te combineren met een mandaat in een overlegorgaan, geldt dit ook voor personen die deel uitmaken van het ‘leidinggevend personeel’. Dit wordt verder gespecifieerd als  ‘personen belast met het dagelijks bestuur van de onderneming of instelling die gemachtigd zijn of de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden, alsmede de personeelsleden, onmiddellijk ondergeschikt aan die personen, wanneer zij eveneens opdrachten van dagelijks bestuur vervullen.’ (art. 32sexies Welzijnswet).

Geïnspireerd op art. 4,4° van de wet van 4 december 2007 betreffende de sociale verkiezingen, gaat het om de personen die niet kunnen deelnemen aan de sociale verkiezingen voor de werknemersvertegenwoordiging omdat ze als emanatie van de werkgever worden aanzien. Belangrijkste kenmerk van deze personen is deelneming aan het dagelijks bestuur. Hoewel in de praktijk niet altijd even eenvoudig, moet dit niet beoordeeld worden in de zin van het Wetboek Vennootschappen, maar beperkt het zich tot de effectieve uitoefening van het dagdagelijkse, zelfstandige en voortdurende bestuur van de onderneming. Dit betekent alvast dat de titel die een persoon voert ondergeschikt is aan de taken die hij uitvoert en het niveau waarop hij zich bevindt.

Het gaat dus om personen met een grote autonomie in hun handelen. Dit kunnen zowel de personen of organen zijn die de werkgever kunnen vertegenwoordigen en verbinden (niveau 1), als hun direct ondergeschikten die dit niet kunnen, maar toch taken van dagelijks bestuur uitoefenen en binnen hun eigen departement beslissings-, coördinatie- en controlebevoegdheid hebben (niveau 2). Het dagelijks bestuur beperkt zich tot deze twee hoogste hiërarchische niveaus. (Omzendbrief van 6 juni 2003, B.S. 1 juli 2003, hoofdstuk 1, punt nr. 3.4.). Er bestaat in de rechtspraak heel wat discussie over de invulling van het begrip en de niveaus.  Zo kan de afgevaardigd bestuurder en/of het volledige directiecomité, maar ook de raad van bestuur in aanmerking komen voor het eerste niveau, afhankelijk van wie daadwerkelijk het dagelijks bestuur uitoefent.  Het tweede niveau kan dan zijn: de HR director, de legal director, de sales director,… of hun directe medewerkers, voor zover de eerstgenoemde het eerste niveau uitmaken. Een goede samenvatting van de regels en praktijktoepassing is te vinden in het vonnis van de Arbeidsrechtbank te Brussel van 12 februari 2012 (12/607/A | www.juridat.be)

De bevoegdheid om beslissingen te nemen die de arbeidsvoorwaarden kunnen wijzigen en/of een einde kunnen stellen aan de arbeidsovereenkomst is klaarblijkelijk een belangrijke graadmeter voor de bedoelde autonomie. (Wetsontwerp tot aanvulling van de wet van 4 augustus 1996, Parl. St. 53-3101, 36). De werknemer kan immers niet geacht worden – soms voor hem belastende – informatie te delen met degene die hem kan ontslaan.

Maar ook anderen kunnen ongeschikt zijn

Naast de strikte onverenigbaarheid met een leidinggevende functie kan het ook zijn dat een werknemer door werkgever en werknemer niet wordt aanzien als volledig onpartijdig. Dit moet geval per geval beoordeeld worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan de echtgenote van de algemene directeur die in de onderneming tewerk gesteld is, maar ook iemand die strikt genomen niet tot niveau 1 of 2 van de leidinggevenden behoort, maar toch te dicht in de buurt komt bij de emanatie van het gezag, vb. een HR Manager. De werkgever moet zich bij het voorstel laten bijstaan door de PAPS en het comité moet de finale afweging op het vlak van vertrouwen en autonomie maken.

Gepubliceerd op https://sentral.kluwer.be op 12 november 2020

Foto: Kirill Banobanov